┃ コラム 「やることリスト作成を実践して」
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┃ 高牧 寛 2006/3/30
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私は日々の仕事の管理を
「やることリスト」なる手帳で管理をしております。
以前このやることリストの件をコラムに書きましたところ、
一部の方から好評を得ましたので、今一度ご紹介と、
導入してのその後も含め、また筆を執りたいと思います。
今私が取っている方法。
まずスーツのポケットに入るサイズの
横罫の手帳を２冊用意します。
（特別でない、薄い手帳です。１３６円で販売されています。）
もし手間でなければ、
１ページずつ真ん中に縦の折り目を入れておきます。
（こうすると記入スペースがなぜか増えます。）
その２冊のうち、
１冊は「とにかくやることリスト」として使います。
いつやるのか、重要度合いは、などということを別として
とにかくやることを箇条書きにしていくものです。
※これは３日に一度書き換える、いわゆる更新作業を行っています。
この「とにかくやることリスト」から、
もう１冊目・「日々のやることリスト」にその日に行いたいことを
見開きページの左上から転記していきます。
さらにこの転記したリストを１つずつ時間に振っていきます。
たとえば業務日報は１５分で出来るな、と思えば“０．２５ｈ”というように。
今度は右の端の方に上から下へとタイムテーブルを書いておき、
そこに時間を振ったリストの業務内容を書き込んでいきます。
たとえば１９：３０～：４５ 業務日報 といったように。
そうして全てのリストを時間振りを行ってタイムテーブルに
落とし込んでいくのです。
※無論、誰々に電話、などの業務は相手の都合があるので、固定は出来ません。
ただいつ電話するかだけでも入れておき、もしつながらなければ
また別の時間に記入します。
こうして一通り、本日のやることが明確になりました。
まずはこれを見て仕事をすれば、時間の無駄がなくなります。
今何をやる時間だっけ？と手帳に戻ればいいのです。
そして終わった業務をどんどんヨコ線で消していくのです。
※これはなかなか爽快です。
ここでもし、時間に狂いが生じたとき、予定が変わったとか、
別の業務が加わったり。
その場合は、さっきのタイムテーブルの左横に、
変更になった時間帯から改めて別のタイムテーブルを平行にして書きます。
そして再スケジューリングをするのです。
※場合によってはタイムテーブルが３列になる場合も起こります。
でもそれでいいのです。
この方法のポイント。
必ず２冊に分けること。その方が圧倒的に転記しやすいです。
わからなくてもいいから時間振りを絶対すること。
これにより、自分の仕事の作業時間が把握できるようになっていきます。
それを元に、仕事処理速度をあげるようにしたり、
また、上司などから仕事を依頼された際に、
どれ位で処理可能か、また今すぐ出来なくてもいつから出来るかを
回答することが出来る。これは上司からとても重宝がられます。
あとはとにかくモバイルしやすくすること。
つまりポケットに入れていつでも書き留められるようにすること。
また改善案も出てくると思います、その際にはまた
ご紹介してまいります。
これは正直、学校でも、また企業内でも普通は教わりません。
ジョイブではこのようなことも勉強会として代表から
伝授してもらい、日々精進しております。
是非ご参考に。
