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┃ コラム 「やることが多すぎてうまく処理できない人へ」
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┃ 清水 俊博 （大阪） 2006/12/25
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みなさんは
『そのタスクにかけるべき時間の平均 ＝（仕事できる時間）÷（タスクの個数）』
という考え方をしていますか？
私は、効率的に仕事をするために、
１．時間に優先順位をつけること
２．常にゆとりを持って仕事に取り組むこと
が必要だと考えていました。
ただ、最近は仕事をする上で、時間配分をより意識するようになったのです。
単純に、１人の人間に与えられた時間は１日２４時間です。
これはビルゲイツだろうが安倍晋三だろうが同じです。しかし、この２４時間のうちに
世界一周する人もいれば、１００Ｍ程度しか動かない人もいます。
１円も稼がない人もいれば、サラリーマンの年収の何倍も稼ぐ投資家だっています。
そして、１つの仕事しかしない人もいれば
いくつもの仕事を見事に同時並行的に進められる人だっているのです。
２４時間をどのように使うかは、複数の物事を円滑に進める上で
一種のコツだと思いませんか？
少し考えればわかることですが、
●一日に進めるべきタスクの事の数を n個
●i番目の仕事一つの仕事にかかる時間を Wi
●勉強など自己啓発に奪われる時間を Ws
●１日の中で仕事以外にどうしてもとられる時間を
息抜きI、移動M、プライベートP、睡眠S、食事E、その他の時間O
とすると以下の等式が成立します。
（W1+W2+…+Wn+Ws）＋I+M+P+O+S+E ＝ 24
この式で次のように考えると失敗します
I+M+P+O+S+E＝ 24?（W1+W2+…+Wn+Ws）
つまり、
【睡眠時間や食事にかける時間等は、２４時間から仕事にかかった時間を
差し引いたものだという考え方は失敗する】というわけです。
上式IMPOSEの時間にかける時間を減らしてまで仕事の時間を確保しようとする考え方
があります。
顕著なのが、学校テストの名物、一夜漬け。
またの名を「寝ずに勉強すりゃ何とかなるやろ」です。
この見上げた根性は、一度の追い込みや短期的なことを考えたときに重要ですが、
長期的に見ると破綻を招きかねません。
僕は一夜漬けで良い成績を取ったことがありませんし、
そもそもずっと一夜漬けで乗り切るのはしんどいですよね？
精神的ゆとりの時間を常に確保するようにすることが
連続的に仕事をこなすためには重要な要素なのです。
ですから、IMPOSE時間を減らしすぎてはいけません。減らそうと考えた場合でも、
最大「自分の生活ペースが維持できる程度」まで
下げることを考えないといけないのです。
以上の前提を適用すると、上記の式は以下のように変形するべきです。
W1+W2+…+Wn＝ 24?（I+M+P+O+S+E）?Ws
つまり、仕事にかける時間の合計は２４時間からIMPOSEにかかる時間と
勉強にかかる時間を差し引いたものであるという考え方です。
例えば、自分は３０分入浴しなければならないとか、
移動に１時間半はかかってしまうとか、
睡眠は３時間あれば十分だなどといった「個性」があります。
自分のIMPOSEの時間を２４時間差し引いて、
一日に仕事や課題にかける時間を特定します。
まず、この基本的な仕事時間を知っておくことは重要です。
「睡眠時間を削ればかなり仕事ができる」
「仕事を早めるためにいつもぼけっとしている時間を削ればいい」
「土日にまとめてやればいい」
このようなことをよく考える人がいますが、
これらの考えは結局は実現できません。
というのも、睡眠をたくさんとったり、
時々ぼけっとしたりすることもその人の「個性」だからです。
個人のライフスタイルはその人に適合したペースで構成されているのです。
この時間を奪うことは結局精神的なゆとりに支障を及ぼします。そうすると、
長期的に複数のタスクを遂行することが阻害され、精神的に追いつめられ、
モチベーションの低下を招きかねません。
時間的に切羽つまることは自分を制するためにも重要ですが、
精神的に切羽つまることは余計に時間対効果を悪くするので良くないことなのです。
「せやかて分かっちゃいるけど実践できんわ！」と思う人も多いかもしれませんね。
別の言い方をすれば、精神的に切羽がつまらない ギリギリのレベルまで
IMPOSEの時間を減らすことも重要ですね。
IMPOSE時間を減らしすぎることは長期的に見て悪だと述べました。
つまり、減らすことのできる時間は決まってしまいましたので、
残りの時間でうまく W1+W2+…+Wnに割り当てなければいけないということです。
たとえば、今日やろうと考えているタスクが５つあって、作業にかける時間が
５時間だとします。すると一つのタスクにかけて良い時間は（多少の優先順位は
あるでしょうが）基本的に１時間ということになります。
その１時間を、メール２０分、資料作成１５分、打ち合わせ２５分などのように
細分化して消化するんですね。
ところで、仕事時間を５時間とわかった後に「じゃあその５時間を
どう割り振ろうか」という考え方もありますが、これは非常に面倒くさいです。
なぜならば、仕事時間が５時間のような少ない量であれば問題ないのですが、
社会人になって仕事時間が１２時間…みたいなことになった時、
「この仕事に３時間」「この仕事は１時間」…というように、
時間配分を考えること自体に時間がかかるからです。
それよりもうまくほぼ同負荷のタスクに仕事を分けて、
その数で割り算する方が楽です。
今日のまとめ。
●自分の仕事時間にかけることができる時間がどれだけであるかを知る
※精神的に継続できるIMPOSE時間を計算し、そこから逆算すると良いです
●自分の仕事時間をタスクの数で割り算をし、
仕事一つにかけることができる時間を知る
※できる限り細かくすることが成功の鍵です
では、IMPOSE時間を減らさないで仕事時間を増やすことができたら良いと
思いませんか？
それが上記の数式を分解することで可能になります。その内容については
また次回に。。。
以上、清水の『やることが多すぎてうまく処理できない人へ』講座１でした。
